Excelで行う勤怠管理の方法

一口に勤怠管理と言ってもそれに必要な情報や方法というのはその業種は勤務状況によって様々なものになっていきます。勤怠管理を簡単に行うためのソフトというのも複数世の中には存在しますが会社の規模に合っていない為に無駄な部分が多く会社の勤務形態に合致しなかったり、費用対効果が悪かったりとなかなか簡単に導入することは出来ていないように感じられます。そんな時に利用するべきものがExcelで行う勤怠管理になります。勤怠管理を行うために必要なデータとしては、出勤簿はもちろんのこととしてシフトの管理表や年次有給休暇を管理するもの、休暇の予定表など様々なものがあります。そして年次有給休暇を管理するものだけでも個人を管理する個別の取得状況を一覧化したものと全体の取得状況を管理し一覧化したものと二種類を用意する必要があります。

残業管理に関しても、残業を行う従業員に対して作業内容や予定時間を申告させて、また実際にかかった時間というのも申告させて記入しておかなければなりません。そして勤怠管理月報で、欠勤、遅刻、早退、残業などのその月の勤務状況を全てまとめて管理しなければなりません。これらのことをExcelで行う場合、全て個別にファイルを作ることが基本的には必要となります。複数のファイルをまとめて作成することは何か不具合が起こった場合に他の処理にも影響する可能性があるため、全ての管理は個別のファイルで行うようにしましょう。

個別のファイルの作成に関してですが、残業時間・深夜残業・休日出勤・有給・欠勤といったいくつもの条件を考えそれに加えて、時間の管理単位も、30分刻み・15分刻み・5分刻みなどへの切り上げ処理を自動で行うなどと機能を増加させると、その作成はかなり大変なものになる可能性が高いです。さらに、残業・深夜残業・休日出勤・休日出勤残業時などの時間給計算も自動でやりたいとなると、普通にExcelの機能が使えるぐらいの人には一から作成することは不可能に近い次元まで高度な技術が必要になってきます。そこで、私はこの高度な技術を得ずとも勤怠管理を行う方法として勤怠管理に関するテンプレートを入手することをおすすめします。MicrosoftOfficeOnlineにアクセスしてみると勤怠管理に関するテンプレートというのは様々な種類が公開されています。中には使用しづらいものありますが無料で公開されているのに高機能なものも多いです。自社の勤務形態にあわせて必要な形式を選択し利用するのが効率の良い勤怠管理の方法だと考えられます。