私が使っている勤怠管理システム

私が今の会社で使っている勤怠管理システムは、PCを起動させると自動的にメモ帳にその時間が記入される、というものです。まず出社した時にPCの電源を入れますが、次にログイン画面がでます。この時にもともと登録してある、自分の名前をクリックしその時にパスワードを入力するのですが、入力してEnterキーを押したときの時間を出勤時間として記入します。また、退勤時間は、帰る際にPCをログオフした時の時間を記入しています。これをひと月分自動で記入し、月末にエクセルの勤務表に記入していきます。エクセルの勤務表には通常会社で決められている出勤退勤時間と休憩時間が入っており、もしもそれよりも早かったり遅い出退勤をしていれば、その部分だけひと月自動記入されたものを見ながら修正していきます。後はひと月何時間労働したか、等はエクセルが自動で計算しますのでそれをコピーし、勤務管理担当者に渡して完了です。

私が経験した勤怠管理システム

私は今まで色々な会社で働いてきましたが、勤怠管理システムは会社ごとに大きく違います。一番多かったのはタイムカードです。1か月ごと自分の紙のカードを出勤退勤時に打刻するものです。タイムレコーダーで打刻するので、改ざんされる心配も無くコピーをとって保管すれば自分の勤怠情報を管理できるので、給与明細と照らし合わせることが出来ます。しかし、打刻忘れや打刻間違いが生じる難点がありますが、従業員数が少なければ大きなデメリットにはならないでしょう。出勤時、責任者の所に行き台帳に捺印する会社もありました。一番近代的なのはICカードです。自分だけのICカードがあり、会社または部署に入る時に認証すると出勤が確認できるものもあれば、部署のPCでICレコーダーを使って認証するものもありました。従業員数が多い時にはとても便利だと思いますが、少ない会社ではシステムの導入費用対効果はないと思います。どんなシステムも一長一短があります。一番は従業員数を目安にシステムを選べば、各システムのメリットを生かせる使い方が出来るのだと思います。

勤怠管理システムの有効性

勤怠管理システムを導入している会社が多いですが、多くはパソコンの電源のオンオフ時間を利用したシステムが多いようです。労働基準監督署にもその方法であればある程度説明ができる場合が多いからのようです(このシステムを導入する理由は何と言っても労働基準監督署への説明のためというのが本音でしょう)。ただし、このシステムは本当に有効なのでしょうか。良く聞くのが、自分のパソコンを消して、他の会社全体の共有パソコンを利用して仕事を続けるとか、パソコンのついている時間はそのままですが、休憩時間や外出時間があったこととして正確な時間を報告しないとか。まず、このシステムを導入する本当の目的を考えるべきでしょう。残業を少なくするという直接的な目的もあるでしょうが、その先には生産性を向上させて少ない時間で最大限を成果を上げる。それが本来の目的でしょう。企業としては目先の残業を減らすとか、パソコン時間を減らすといったところではなく、生産性を上げること考えることが本来の「勤怠管理システム」構築につながると考えるべきです。